Relaciones Públicas

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Todas las organizaciones, sean del tipo que fueren (empresas privadas, gubernamentales, organizaciones benéficas, militares, etc.), se desenvuelven en un medio en el que están rodeadas por un gran público compuesto de diversos sectores de personas, que de una manera u otra influyen en el desarrollo de sus actividades. A estos grupos se les denomina, en terminología de relaciones públicas como “públicos”.

La función de relaciones públicas es el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones entre los miembros de la organización y entre la organización y los demás sectores de la opinión pública o públicos, tales como proveedores, clientes, inversionistas, gobierno y público en general, a fin de proyectar ante ellos una imagen favorable de la organización que contribuya al alcance de los objetivos de esta.

El profesional de las relaciones públicas es un especialista en el arte de la comunicación y la persuasión. Su trabajo requiere desempeñar varias funciones, entre las que destacan las siguientes:

1. programación, es decir, analizar los problemas y las posibilidades, definir objetivos, determinar el público al que se dirige la información, y recomendar y planificar las distintas actividades a seguir.

2. escribir y editar materiales, como anuncios en prensa, discursos, informes para los accionistas, información sobre el producto y publicaciones para los trabajadores.

3. plantear la información de la manera más ventajosa.

4. organizar determinados acontecimientos, como una rueda de prensa, premios, exhibiciones y demostraciones.

5. asesorar sobre la comunicación con el público, lo que incluye la redacción de discursos

6. investigar y evaluar mediante entrevistas, materiales de referencia y varias técnicas de prospección de mercado

7. gestionar los recursos, todo esto mediante la planificación, el establecimiento de presupuestos, y la contratación y preparación de empleados para lograr estos objetivos.

Para poder analizar la opinión pública, manejar los medios de comunicación de masas, dirigir las actividades de publicidad por correo, hacer publicidad institucional, editar publicaciones, películas y vídeos, y organizar acontecimientos especiales se requiere una experiencia especializada.

Es un gran trabajo, pero alguien lo tiene que hacer, desgraciadamente muchas empresas, organizaciones e instituciones desvirtúan el concepto de relaciones públicas entre lo que son y lo que en ellas se piensa que son, las confunden con publicidad y con las ventas, piensan que el publirrelacionista es el que se tiene que relacionar directamente con los públicos, visitarlos, ofrecerles el producto en persona y no es así, el publirrelacionista es el que tiene que relacionar a la empresa con los públicos, no les suena conocido el aviso “se solicita encargado de relaciones públicas, excelente presentación, proactivo, gusto por las ventas, etc.”, también en muchas ocasiones tenemos a personas que no tiene el perfil profesional de publirrelacionista, pero les asignan esas funciones basados en que es buena onda, se llevan bien con las personas, cuando hay convivios es el que más platicas con todos y cosas por el estilo. Las empresas que tienen un conocimiento pleno y total de la utilidad y logros que pueden conseguirse mediante la implementación de las relaciones públicas son pocas y son las más exitosas.

Ahora bien, para entender mejor el campo de aplicación de las relaciones públicas, debemos mencionar algo importantísimo, las relaciones públicas se encuentran contenidas en dos vertientes:

• Las relaciones públicas como parte de un plan de marketing: en esta vertiente es en donde la mayoría de las personas se generan ese concepto erróneo de relaciones públicas, anteriormente mencionamos a la publicidad y su concepto, que forma parte de la mezcla promocional junto con la venta personal, la promoción de ventas y las relaciones públicas y su objetivo es dar a conocer al producto hacia el mercado meta.

Aquí las relaciones públicas son parte de la mezcla promocional, sigue los lineamientos planteados en el plan de marketing y son utilizadas para reforzar una campaña publicitaria, el objetivo final de las relaciones públicas es lograr una imagen positiva del producto o marca y que esta se acreciente como tal, a fin de que influya en los diversos públicos para que sus actitudes sean favorables a dicha marca o producto. Con esto las relaciones públicas le generan un valor extra al producto, empresa o marca a promocionar, ya que no solo se le ofrece al consumidor un bien que satisface una necesidad, sino que además comunica que el productor está interesado en los gustos del mercado meta, con lo cual se logra la fidelidad de marca o producto. Las relaciones públicas manejan un enfoque de mercadotecnia moderna, basada en las necesidades de los consumidores, con lo cual se busca que el uso del producto se convierta más que en la satisfacción de una necesidad, en una experiencia, por ejemplo la empresa deportiva Nike, maneja una campaña de publicidad en donde tenemos los spots televisivos de sus productos, tenis, chamarras, gorras, etc, y como parte de sus estrategias de relaciones públicas organizan carreras o campamentos deportivos basados en las campañas publicitarias con el fin de promover el deporte y generar en el público la imagen de no ser una empresa preocupada solamente de vender artículos deportivos, sino también de fomentar la práctica del deporte pero con la actitud que solo te puede dar el utilizar productos Nike.

Aquí es en donde son utilizadas distintos tipos de acciones de relaciones públicas que muchos conocen, pero ojo, dije acciones, las acciones son consecuencia de un plan construido anteriormente y adecuado a los objetivos de mercadotecnia planteados. Muchos piensan que el encargado de las relaciones públicas es aquel que te recibe en un evento, te saluda con una sonrisa en la cara y está al pendiente de que todo esté bien, no, realmente el plan indica que una de las acciones de rr pp a ejecutar es organizar un evento promocional como un desfile de modas y que en dicho evento exista alguien que realice estas actividades, por eso surge ese falso concepto de relaciones públicas, se piensa que realizar relaciones públicas se trata de sonreír, saludar y conocer personas y en realidad la diplomacia y protocolo son solo herramientas utilizadas en las acciones de relaciones públicas.

Entre las actividades de relaciones públicas más utilizadas se encuentran las ferias y exhibiciones, congresos, fiestas en sitios pocos comunes, desfiles de modas, presentaciones temáticas, exhibiciones, conciertos, patrocinios, etc.

Ok vamos bien, solo que yo pienso que todo este chorote es aplicable cuando las relaciones públicas están enfocadas como parte de una campaña de marketing, o sea cosas comerciales, pero las relaciones públicas también tienen una importante función organizacional, que lamentablemente es desconocida, esta es la segunda vertiente de las relaciones públicas, que dicho sea de paso es la que más me gusta.

• Las relaciones públicas como herramienta de comunicación institucional: muchas organizaciones se dan cuenta de la importancia de las relaciones públicas hasta que experimentan los inconvenientes de no haberlas empleado antes, por ejemplo, es frecuente encontrar en las organizaciones que las huelgas han surgido a raíz de deficientes relaciones públicas con el personal, que ha provocado la falta de una comunicación fluida con el mismo. En otras ocasiones, problemas tales como altos índices de ausentismo y de rotación de personal, falta de iniciativa y de colaboración por parte de los empleados, apatía por los nuevos procedimientos, alto grado de retardos, etc. Podrían ser evitados si se contara con un efectivo programa de relaciones públicas con el personal y no esperar a aplicarlas cuando se tiene el problema encima y acudir al famoso “bomberazo”. ¿Cuántas veces hemos escuchado a algún amigo quejarse de la empresa en que trabaja, diciendo que tienen problemas con el sindicato, que le realizan deducciones de su pago sin avisar el por qué, que no conocen del todo sus prestaciones, o lo que es peor, que en muchas ocasiones ni siquiera conocen a los directivos?

Para poder explicar mejor esta función de las relaciones públicas es preciso denotar que a diferencia de su implementación como parte de una campaña promocional en la cual el objetivo es generar en el público la idea “ese parece un buen producto”, en esta perspectiva el objetivo es proyectar una imagen de la empresa, organización o institución hacia sus diferentes públicos que los haga pensar “esa parece una buena empresa”. Entre los diferentes públicos que se encuentran en su contexto podemos hablar de los siguientes:

1) Público interno, el cual es el propio personal de la empresa.
2) Públicos externos como: los accionistas, inversionistas en general y organizaciones financiadoras, los clientes, los proveedores, el gobierno, los medios masivos de comunicación y la comunidad en general.

Esta faceta de las relaciones públicas se encuentra basada en la comunicación directa, fidedigna y constante de manera bidireccional con los distintos públicos, con cada uno de ellos será necesario implementar distintos tipos de acciones de rr pp, pero anteponiendo ante todo el ideal de imagen que se quiere proyectar para de esta forma lograr que dicha proyección sea uniforme entre todos los públicos ya que estos posteriormente serán transmisores de dicha imagen hacia otros públicos.

Por ejemplo: con los trabajadores sería útil brindarles comunicación de la empresa desde el proceso de reclutamiento y selección, con el fin de que conozcan datos de ella, su ramo, qué produce, que beneficios genera, ya como trabajadores, darles un manual de bienvenida, información constante de sus prestaciones como servicio médico, fondo de ahorros, vivienda, estar al pendiente de sus necesidades para considerarlas y poder evitar cualquier conflicto futuro, conferencias, estímulos, convivios, folletos o revistas de circulación interna. A los accionistas e inversionistas se les debe de enviar puntualmente información actualizada e informes de la situación financiera, prospecciones, planes futuros, reportes de la situación laboral. Con el los clientes y público en general, pueden manejarse información sobre la empresa (no de sus productos), su organización, visitas a las instalaciones, organizar eventos deportivos para la comunidad, publicar felicitaciones por celebraciones como día de las madres o navidad, campañas de reforestación o reciclaje, etc. Implementando todo este tipo de acciones dirigidas hacia todos los públicos que le rodean, una empresa puede lograr un posicionamiento positivo de su imagen en ellos y una buena actitud hacia sus actividades.

Como pueden darse cuenta, las relaciones públicas tienen un rango de aplicación bastante amplio, espero que las dos vertientes expuestas aquí les haya ayudado a entenderlas un poco más y que también se hayan dado cuenta del desconocimiento que se tiene sobre su verdadero concepto, función y su aplicación a nivel organizacional, ya que lamentablemente las empresas tiene encasillados a los publirrelacionistas como las personas que se dedican a hacer anuncios nada más o que solo sirven para visitar clientes y hacerles una venta y , de verdad que es una ofensa, esperemos que esto también sirva como una forma de hacer consciencia en las empresas de los alcances que unas relaciones públicas bien aplicadas pueden lograr.

Si quieren saber más de este tema consíganse el libro “Relaciones públicas, su administración en las organizaciones” de Jorge Ríos Szalay de editorial trillas, del cual basé para escribir esto y además es el libro de cajón para los que estudian sobre este tema.

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